Im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera. Na szczęście jest wiele narzędzi, które mogą skutecznie sprawić, że będziemy w niej bardziej efektywni.
Twoje Cele
Na początku warto ustalić, do czego zmierzamy, co jest naszym celem. Idealne zastosowanie ma tutaj metoda SMART, dzięki której dokładnie określimy, co chcemy osiągnąć. O metodzie smart pisaliśmy we wpisie: Jak skutecznie wyznaczać swoje cele?
Same cele powinny być: S – szczegółowe, M – mierzalne, A – ambitne, R – realne oraz T – terminowe. Metoda ta pozwola Ci pozwoli przejąć kontrolę na Twoim życiem, sprawi, że osiągniesz każdy określony cel w życiu i pracy.
Priorytety
Drugim krokiem, jest określenie swoich priorytetów. W swojej pracy, jakakolwiek ona jest możesz zauważyć, że tylko 20% tego, co robisz odpowiedzialne jest za 80% Twoich rezultatów. Zasada Pareto, o której tutaj mowa, opisuje zależność tylko mała część tego co robisz, przynosi oczekiwane efekty. Większość działań tak naprawdę nic nie wnosi. Analiza tego problmu pomaga skupić się na zadaniach, które mają znaczenie.
Dzięki posiadaniu takiej wiedzy w praktykę będziesz pracować mądrze, nie ciężko. Będziesz wybierał te zadania, które są tylko niezbędne. W określeniu tych zadań pomaga pozytywna i negatywna interpretacja analiza wyżej wymienionej zasady – zasady Pareto.
Pozytywna analiza Pareto to odnalezienie w pracy działań, które są najbardziej efektywne. Zadaj sobie pytanie, które 20% spośród Twoich działań dają największe, pożądane rezultaty Ponadto, zwiększ wydajność. Które 20% danego działania jest tworzy największą różnicę?
Negatywna analiza zasady, to wyłonienie przeszkód i problemów. Które 20% spośród Twoich działań przynosi najwięcej problemów i najmniej rezultatów? To także, odrzucenie zbędnych działaniań. Tu najlepsze z pytań, to takie które określi te 20% działaniań które wykonujesz niepotzebnie, a poświęcony czas i energia idą na marne.
Zasada ta, dla osoby początkującej wydaje się jedną z trudniejszych, ale po jej dokłądniejszym zgłębieniu znajdziesz jej zastosowanie w praktyce i na pewno zauważysz różnicę.
Rzeczy nie do zrobienia, delegowanie zadań
Kolejny krok, to ustalenie rzeczy, których nie da się zrobić. Nie wmawiaj sobie, że koniecznie musisz robić wszystko to, co Ci każą. Po pierwsze, nie każdą rzecz da się zrobić, a po drugie, niektóre z zadań, można delegować dalej. W tym aspekcie, pozostaje silna wola, ale o tym, już w innym wpisie.
Samo delegowanie przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędna to ważność danego zadania, natomiast odcięta – jego pilność.
Ta metoda pomoże Ci wyznaczyć priorytety, zdefiniować ważne i pilne zadania, a co najcenniejsze, wyznaczyć i zlecić zadania innym. Jak interpretować elementy macierzy Eisenhowera?
Ważne – Pilne: Czynności te powinieneś wykonać jak najszybciej. Zazwyczaj są to obowiązki, które pojawiają się nagle lub są to skutki naszych zaniedbań. Czynności z tej kategorii powinniśmy wykonać w ciągu kilku godzin lub zlecić komuś innemu.
Ważne – Niepilne: Są to zadania, które możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie, np. ćwiczenia fizyczne, przygotowanie do ważnego, ale odległego projektu.
Pilne – Nieważne: Powinniśmy je wykonać lub zlecić w drugiej kolejności, po zadaniach Ważnych i Pilnych. Być może te zadania nie są tak istotne, ale powinny być zrealizowane na czas, np. opłacenie składek ZUS, zapłacenie rachunków.
Nieważne – Niepilne: Są to rzeczy, które śmiało powinniśmy zignorować, przełożyć na inny moment.
Zastosowanie macierzy umożliwa rozplanowanie czasu oraz pozwala szybko ustalić priorytety i mniej istotne zadania. Macierz Eisenhauera warto uzupełniać o inne narzędzia, np. kalendarz, terminarz spotkań, itd.
Realizacja zadań
Klasyk w zarządzaniu sobą w czasie, prosta, skuteczna, łatwo wdrażalna metoda dla której potrzebujesz zaledwie 15 minut każdego ranka, aby efektywnie zaplanować dzień. Metoda ALPEN.
Rozszyfrowaniem metody są niemieckie słowa: Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle. Oto one.
A – (Aufgaben) – Zrób listę zadań przewidzianych na cały dzień. Wypisz spotkania, telefony i inne sprawy do załatwienia. Możesz zadania pogrupować w różne kategorie, np. spotkania, rozmowy telefoniczne, itd. Gdy widzisz przed sobą całą listę rzeczy do zrobienia, czujesz, że nad nimi panujesz.
L – (Länge schätzen) – Oszacuj czas trwania poszczególnych zadań. Bądź przy tym realistą. Jeśli wiesz, że przygotowanie dobrej oferty sprzedażowej zajmuje Ci dwie godziny, to nie wpisuj sobie tylko godziny. W takim wypadku zadanie przełożysz na inny termin lub przygotujesz złą ofertę.
P – (Pufferzeiten einplanen) – Teraz możesz zaplanować swój dzień. Zaplanuj jedynie 60% czasu do dyspozycji, czyli np. 5 godzin z 8 godzinnego dnia pracy, w tym różne przerwy. Pozostałe 40% potraktuj jako rezerwę na sprawy nieprzewidywalne, może to być czas tylko dla Ciebie. Pierwszą rzeczą, którą zauważysz po zaplanowaniu dnia w ten sposób, to brak stresu. Planowanie czasu bez uwzględnienia rezerwy i przerw sprawia, że jesteśmy przemęczeni i sfrustrowani. Może się okazać, że danego dnia ta rezerwa nie była Ci potrzebna. Wtedy zajmij się zadaniami, które zaplanowałeś na jutro, pomyśl o nowych projektach lub poczytaj rozwojową książkę.
E – (Entscheidungen treffen) – Gdy masz już listę zadań, możesz wyznaczyć priorytety i zacząć delegować działania. W tym przypadku możesz zastosować macierz Eisenhauera. Określenie priorytetów pozwoli Ci się skupić na najważniejszych zadaniach, od których zależy sukces. Wpisz je do kalendarza.
N – (Nachkontrolle) – Kontroluj swoje postępy. Na koniec dnia odhaczaj to, co zostało zrealizowane i rzeczy niezrealizowane przełóż na kolejny dzień.
Na początku może Ci się wydawać ten proces żmudny i niepotrzebny, ale z czasem stanie się Twoim dobrym nawykiem i będziesz stosował metodę automatycznie.
Teoria zarządzania sobą w czasie przechodziła wiele ewolucji. Pierwsza zalecała spisać listę zadań, druga – zaplanować wszystko w kalendarzu, trzecia – wyznaczyć priorytety. Wreszcie ostatnia jej wersja mówi, by planując swój czas i wyznaczając priorytety odnosić się do swoich wartości.
Dzięki temu w pierwszej kolejności poświecisz czas na rzeczy dla Ciebie najistotniejsze, wyselekcjonujesz te których nie potrzebujesz, a wyznaczając swoje cele i zadania, pamiętaj, aby popychały Cię w kierunku, który świadomie obrałeś.
